흩어진 서류, 하나의 대시보드로
카톡으로, 메일로, 팩스로
끝없이 쌓이는 서류
이제는 정리가 필요합니다. 수리비, 견적서, 세금계산서, 영수증이 어디서 왔든 한곳에 모이면 지출결의서가 만들어지고, 결재와 입금 확인까지 이어집니다. 7년차 깐깐한 실무자의 정리 노하우, 원시트를 경험해 보세요.
이렇게 흩어진 것들이
- 거래처
- 대성카센터
- 내용
- 덤프트럭 타이어 교체 (견적서 첨부)
- 금액
- 1,920,000 원
- 증빙
- 견적서 · 세금계산서
소개 영상
현장에서 듣는 말
청구서는 많은데,
어디 있는지는 아무도 몰라요
“그 견적서, 카톡방 어디 있었지?”
거래처, 기사님, 현장 담당자가 각자 다른 방으로 보내서 찾는 데만 한참 걸립니다.
“이 수리비, 결재 받은 건가요?”
말로 승인하고 넘어간 건이 쌓여서 누가 언제 허락했는지 기록이 없습니다.
“월말이면 영수증 찾느라 하루가 가요”
마감 때마다 서랍과 메일함을 뒤져 증빙을 맞춥니다.
“계산서랑 견적 금액이 달라요”
견적, 세금계산서, 실제 이체 금액을 사람이 눈으로 하나씩 대조합니다.
진행 방식
받은 서류가
입금 리스트가 되기까지
- 01 수집
견적서·청구서·영수증
지출결의서가 필요한 서류는 스캔해서 지정된 폴더에 넣어 두기만 하세요.
- 스캔한 파일을 지정된 폴더에 그대로 저장
- 메일·카톡으로 받은 파일도 같은 폴더에
- 거래처·품목·금액·날짜를 읽어 지출결의서 초안 작성
- 같은 서류가 두 번 들어와도 하나로 묶음
→ 지출결의서 초안
- 02 세금계산서 확인
견적 금액과 계산서를 맞춥니다
홈택스에서 받은 세금계산서 목록을 올리면 결의서와 한 건씩 짝을 짓습니다.
- 견적과 계산서 금액이 다르면 표시
- 계산서가 아직 안 온 건은 따로 모아 둠
- 법인카드·현금영수증 결제 건도 함께 확인
→ 증빙이 다 갖춰진 지출 목록
- 03 지출할 것 체크
오늘 지급할 것만 결재 선택
거래처별로 남은 금액과 계산서 상태를 한 화면에서 보고, 이번에 줄 건만 체크합니다.
- 일부만 지급하거나 보류 메모 남기기
- 금액별 결재선으로 휴대폰 승인
- 누가 언제 승인했는지 기록으로 남음
→ 결재 끝난 지급 목록
- 04 입금 리스트 생성
은행에 올릴 파일까지 한 번에
체크한 건이 거래처 계좌·예금주와 함께 입금 리스트로 정리됩니다.
- 인터넷뱅킹 대량이체용 파일 내려받기
- 대표님 보고용 목록 이미지 복사
- 통장 내역을 올리면 지급 완료로 표시
→ 은행 업로드 파일
송금은 회사 인터넷뱅킹에서 직접 하십니다. 원시트는 돈을 움직이지 않고, 보낼 목록과 파일까지만 만들어 드립니다.
기능
지출 한 건의 처음부터 끝까지
청구서 수집함
사진, PDF, 메일, 카톡 파일을 한곳에. 어디서 왔는지와 받은 날짜가 함께 남습니다.
견적서 비교
같은 작업의 견적 여러 장을 나란히 놓고 품목과 단가 차이를 봅니다.
지출결의서 자동 작성
회사에서 쓰던 양식 그대로. 계정과목과 거래처는 전에 쓴 것을 기억해 채웁니다.
결재선과 알림
금액별 결재선을 정해 두고, 급한 건은 휴대폰 알림으로 바로 승인받습니다.
세금계산서·이체 대사
결재한 금액과 계산서, 실제 출금을 맞춰 보고 안 맞는 건만 골라 보여 줍니다.
거래처별 지출 원장
정비소, 부품상, 임대료처럼 거래처별로 얼마 나갔는지 월말 보고서로 뽑습니다.
입금 리스트·은행 파일
결재한 건을 거래처 계좌와 함께 정리해 인터넷뱅킹 대량이체 파일로 내려받습니다.
법인카드 사용내역
카드사 승인내역을 올리면 영수증과 짝을 지어, 증빙이 빠진 결제만 골라 드립니다.
매출채권·수금 관리
발행한 계산서와 통장 입금을 맞춰 거래처별 미수 금액과 지난 날짜를 보여 줍니다.
수금 관리
계산서는 끊었는데,
돈은 들어왔나요?
발행만 하고 넘어간 계산서가 쌓이면 어느 거래처가 얼마를 안 줬는지 아무도 모릅니다.
원시트는 발행한 계산서와 통장 입금 내역을 맞춰, 아직 안 들어온 돈만 거래처별로 보여 드립니다.
더 늦기 전에, 받을 돈부터 챙기세요.
거래처별 미수 현황 (예시)
| 거래처 | 미수 금액 | 경과 |
|---|---|---|
| 한빛건설 | 12,540,000원 | 74일 |
| 동서철강 | 4,180,000원 | 41일 |
| 새솔산업 | 2,950,000원 | 18일 |
| 미래상사 | 860,000원 | 6일 |
관리 대장
놓치면 돈이 되는 날짜와 이력,
한 화면에 모았습니다
검사 마감일을 넘기면 과태료, 보험이 끊기면 사고 한 번에 큰돈이 나갑니다. 차량·장비·보험·소송·사고, 견적서와 계약서까지 따로 챙기지 않도록, 지출 기록과 이어서 한곳에서 관리합니다.
검사 마감일·보험 잔여일
차량과 장비마다 정기검사 마감일과 보험 만기를 남은 날짜로 보여 드립니다. 30일 전부터 미리 알려 드립니다.
| 차량·장비 | 정기검사 | 보험 만기 |
|---|---|---|
| 덤프 01 | D-5 | D-142 |
| 집게차 02 | D-88 | D-19 |
| 굴착기 03 | D-27 | D-201 |
| 지게차 04 | D-163 | D-3 |
장비 수리 타임라인
장비별 수리 내역을 시간 순서로 쌓습니다. 같은 부위가 반복해서 고장 나면 표시해, 계속 고칠지 바꿀지 판단할 근거가 됩니다.
- 01.12엔진오일·필터 교환420,000
- 03.08유압호스 교체1,150,000
- 05.21유압호스 교체1,180,000
- 07.15트랙 슈 교체2,350,000
- 09.30유압호스 교체1,380,000
유압호스 7개월 동안 3회 교체: 근본 원인 점검이 필요합니다
소송 진행 과정
사건마다 지금 어느 단계인지, 다음 기일이 언제인지, 들어간 비용이 얼마인지 한 장에 정리합니다.
- 소장 접수
- 답변서
- 변론 기일
- 판결
- 사건
- 물품대금 청구 (원고)
- 다음 기일
- 11월 6일 D-23
- 청구 금액
- 38,600,000원
- 들어간 비용
- 변호사 착수금 3,300,000원
사고 접수부터 보험 처리까지
사고가 나면 날짜·차량·상황을 남기고, 보험 청구와 수리비 결의서를 한 건으로 묶어 끝날 때까지 따라갑니다.
| 일자 | 차량 | 내용 | 상태 |
|---|---|---|---|
| 10.02 | 집게차 02 | 후진 중 접촉 | 보험 청구 중 |
| 08.21 | 덤프 01 | 타이어 파손 | 종결 |
| 06.14 | 지게차 04 | 적재물 낙하 | 종결 |
견적서 작성부터 계약까지
거래처·품목·단가를 불러와 회사 양식으로 견적서를 만들고, 보낸 견적이 회신을 받았는지, 계약으로 이어졌는지까지 따라갑니다.
| 견적번호 | 거래처 | 금액 | 상태 |
|---|---|---|---|
| Q-1014-03 | 한빛건설 | 12,400,000 | 발송 · 회신 대기 |
| Q-1010-01 | 동서철강 | 4,860,000 | 계약 전환 |
| Q-1007-02 | 새솔산업 | 2,150,000 | 작성 중 |
계약서 보관과 만료 알림
계약서를 폴더에 넣으면 기간·금액·단가를 읽어 정리합니다. 만료 전에 알려 드리고, 청구서 단가가 계약과 다르면 바로 표시합니다.
| 계약 | 상대 | 만료 |
|---|---|---|
| 장비 임대차 | 대한중기 | D-12 |
| 폐기물 처리 위탁 | 그린환경 | D-27 |
| 정비 단가 계약 | 대성카센터 | D-160 |
대성카센터 9월 청구서: 타이어 단가가 계약보다 40,000원 높습니다
도입 방법
이번 달 청구서부터
작게 시작하세요
1. 상담
한 달 청구서가 몇 건인지, 지금은 어떻게 정리하는지, 결재는 누가 하는지 듣습니다.
2. 한 달 시범
이번 달 들어온 청구서만 넣어 실제로 결의서와 대사까지 돌려 봅니다.
3. 회사 양식으로 확장
쓰던 결의서 양식, 결재선, 계정과목을 맞춰 정식으로 씁니다.
상담 신청
지금 쌓여 있는 청구서,
같이 정리해 볼까요
한 달 청구서 건수와 지금 쓰는 방식을 알려 주세요. 상담은 무료이고, 쓰던 엑셀 자료를 옮기는 것도 도와드립니다.